Di zaman sekarang roses rekrutmen pegawai baru kebanyakan menggunakan metode digital atau berbasis online, mulai diantaranya adalah mengirimkan lamaran, panggilan sampai dengan interview. Karena dianggap lebih praktis dan juga hemat biaya dibandingkan dengan rekrutmen secara langsung. Bagi Anda yang sudah sering mengirimkan berkas lamaran kerja tentu tidak asing dengan hal ini. Nantinya akan mendapatkan email panggilan interview dari pihak HRD. Lalu bagaimana cara membalas email panggilan interview tersebut?
Bahkan sebenarnya dari cara Anda membalas email ini juga akan dinilai, bagaimana bentuk komunikasi yang dilakukan, apakah orang tersebut responsif serta komunikatif ataukah tidak dari pesan yang Anda berikan sebagai balasan. Itulah mengapa ada teknik juga di dalam membalas email ini, tidak dapat Anda lakukan secara sembarangan. Tujuannya adalah agar bisa dijadikan sebagai nilai lebih di mata perekrut tersebut.
Berikut ini diantaranya ada beberapa poin penting cara membalas email panggilan interview dari pihak HRD yang patut Anda terapkan, yaitu:
- Cepat, poin yang pertama adalah usahakan dalam membalas email yang berasal dari perekrut atau HRD ini Anda lakukan secara cepat. Karena pihak perekrut sendiri juga harus mengatur waktu persiapan interview tersebut, sehingga harus dilakukan konfirmasi apakah Anda bisa ataukah tidak mengikuti sesi interview. Jadi usahakan segera dibalas ketika sudah melihat emailnya, maksimal adalah 24 atau 48 jam setelah email tersebut dikirim. Jadi pastikan bahwa Anda memasang notifikasi pesan masuk dari email, agar tidak ketinggalan informasinya.
- Sopan dan beretika, bahkan tulisan Anda dapat mencerminkan apakah sopan ataukah tidak. Apresiasi atau tunjukkan antusiasme ketika mendapatkan email panggilan interview tersebut. Ucapkan terima kasih karena sudah diberikan kesempatan untuk menjalani tahap interview. Sehingga antinya pihak recruiter sendiri juga merasa lebih dihargai. Karena jika tidak ada ucapan terima kasih mereka juga akan merasa bahwa Anda kurang antusias atau minatnya kurang di perusahaan tersebut.
- Profesional, bagian lain yang tidak kalah penting adalah menjawab secara profesional, jangan anggap pihak recruiter ini adalah teman Anda sehingga bisa seenaknya di dalam memberikan pesan balasan atau jawaban kepada mereka. harus tetap profesional seperti dengan mengonfirmasi kembali waktu, tempat serta nomor telepon untuk kebutuhan interview nantinya, lakukan secara jelas agar tidak membingungkan perekrut.
- To the point, jangan bertele-tele karena pihak HRD atau recruiter ini sendiri juga tidak akan punya kesempatan untuk membaca pesan Anda yang terlalu panjang tersebut, jadi kunci pentingnya adalah langsung to the point atau ke bagian intinya, jangan lupa juga dalam pemilihan katanya tetap formal dan sopan.
- Konfirmasi bisa atau tidaknya mengikuti wawancara, ada kalanya mungkin Anda berhalangan untuk ikut wawancara di jadwal tersebut, maka dapat mengusulkan jadwal yang lainnya. begitu juga jika seandainya menolak untuk ikut interview, sebaiknya tetap berikan jawaban yang jujur serta paling penting adalah menggunakan pilihan kata yang sopan serta mengucapkan terima kasih.
Itulah setidaknya beberapa poin penting cara membalas email panggilan interview yang diberikan kepada Anda. Sebagai seorang job seeker diterima ataupun ditolak bekerja adalah hal yang sudah biasa terjadi, namun jangan menjadikan hal tersebut menghentikan semangat Anda bahkan putus asa, mengingat selalu ada kesempatan di lain waktu. Pastikan untuk tidak patah semangat dan terus mencoba, bisa jadi memang Anda tidak ditakdirkan bekerja di perusahaan tersebut serta mendapatkan alternatif lain yang lebih baik.
